Er is veel veranderd. We zitten minder op kantoor en brengen veel uren online door met behulp van Microsoft Teams of Zoom. Eén ding is echter niet veranderd, het belang van een effectieve presentatie. Dit belang is misschien wel groter dan ooit. Tegenwoordig worden presentaties vaak digitaal gegeven. Het vraagt wat aanpassing maar is gelukkig goed mogelijk. Het aantal interne presentaties is alleen nog maar verder gestegen. Je kunt je hier dus nog meer op onderscheiden.
Een duidelijk verhaal
Allereerst is het belangrijk om goed na te denken over het verhaal wat je wil vertellen. Denk daarbij ook goed na over je doelgroep. Welke kennis hebben ze al over het onderwerp? Welke kennis ontbreekt er nog? Maak een korte analyse van wie er in je publiek zit. Bepaal vervolgens, welke actie mensen moeten ondernemen na het zien van jouw presentatie. Bijvoorbeeld jouw product of dienst kopen, informeren, goedkeuring krijgen voor een project? De kwaliteit van je presentatie kan grote consequenties hebben. Het maakt daarbij niet uit of je een opdracht moet binnen halen die cruciaal is voor het voortbestaan van je bedrijf, of dat je draagvlak moet vinden voor een beslissing binnen of buiten je eigen organisatie.
Ondersteunende slides
Een verhaal vertellen zodat je echt impact hebt met je presentatie doe je met goede ondersteunende slides. Hier gaat het vaak nog wel eens mis. De verkeerde afbeeldingen
worden gekozen die niet aansluiten bij het onderwerp of de doelgroep. Ook wordt er in alle haast vaak veel te veel tekst geplaatst op een slide. Tekst die je beter helemaal niet kan plaatsen of die een letterlijke herhaling zijn van het verhaal van de spreker. Dit werkt natuurlijk niet, mensen kunnen niet luisteren en lezen tegelijk.
De drie ingrediënten van een succesvolle presentatie
Er zijn eigenlijk maar drie ingrediënten van een succesvolle presentatie.
· Het gesproken verhaal
· Ontwerp van slides
· Manier van overbrengen
Het gesproken verhaal is het script zoals je dat van te voren bedacht hebt. Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je het verhaal goed opbouwt en verdeelt in inleiding, middenstuk en slot. Een inleiding begint vaak met een statement of citaat. In de conclusie kan je samenvatten of de gewenste vervolgacties plaatsen. De inleiding en het slot zijn de belangrijkste onderdelen van een presentatie.
Zorg dat je goed weet wat je gaat zeggen. Woord voor woord uitschrijven en stampen is niet altijd nodig, maar zorg wel dat je weet welke onderwerpen je gaat behandelen. En dat je strekking van je verhaal per slide duidelijk is! Plan voldoende tijd voor oefenen in!
Bij het ontwerpen van de slides moet je goed nadenken over welke foto’s, grafieken en tabellen je wilt gebruiken. Vaak wordt er teveel informatie gepresenteerd. Slides zijn gratis: gebruik liever meer slides dan een te volle. Een grafiek of tabel is alleen handig wanneer je deze data ook echt gaat behandelen in je presentatie. Maak zoveel mogelijk gebruik van afbeeldingen. Beperk je tekst tot de conclusies van de slides.
Het vertellen van verhalen via presentaties is steeds belangrijker geworden. Veel mensen hebben basisvaardigheden van Powerpoint maar halen niet het maximale uit hun presentatie. Presentaties zijn daarom al vaak snel weer vergeten! En dat is zonde!
Via deze blog probeer ik zoveel mogelijk mensen te helpen om betere presentaties te maken! Presentaties met betekenis en impact zodat doelen behaald worden.
Mocht je na deze artikelen nog hulp nodig hebben met jouw presentatie: ik help je dan graag!